Politika zasebnosti

Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je HOT SKULLS LABS, IT rešitve in poslovno svetovanje d.o.o. (skrajšano HOT SKULLS LABS d.o.o.), Štihova ulica 13, 1000 Ljubljana, Slovenija, matična številka 9435174000, davčna številka 87314185. Za vsa vprašanja o varstvu osebnih podatkov nam pišite na info@hotskulls.si. Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali, ker nam tega zakon ne nalaga; vse zahteve obravnavamo prek istega naslova.

Katere podatke obdelujemo

Kontaktni obrazec: ko nam pošljete povpraševanje, shranimo vaše ime, e-poštni naslov, podjetje (če ga navedete) in sporočilo, skupaj s časom oddaje, stranjo, s katere ste ga poslali, in jezikom strani. Iz vašega IP naslova izračunamo zgoščeno vrednost s skrivnim dodatkom (salted hash), ki jo po 30 dneh izbrišemo; samega IP naslova ne shranimo. Ko povpraševanje obravnavamo, zapisu dodamo status in interne opombe. Če rezervirate klic, v evidenco povpraševanj zabeležimo ime, e-poštni naslov, morebitno opombo in izbrani termin iz rezervacijskega obrazca ter vaš časovni pas in jezik strani. Podlaga je člen 6(1)(b) GDPR: podatke potrebujemo, da uskladimo klic, ki ste ga zahtevali. Ob rezervaciji shranimo tudi, katero različico informacij o rezervaciji ste videli in kdaj. Za omejevanje števila zahtev pri tem hranimo zgoščeno vrednost vašega IP naslova s skrivnim dodatkom (salted hash), ki jo po enem dnevu izbrišemo; samega IP naslova ne shranimo. Po e-pošti vam pošljemo vabilo s koledarsko datoteko, opomnike pred klicem in povezavo za prestavitev ali odpoved. Klic poteka v naši spletni sejni sobi, ki jo za nas kot naš obdelovalec zagotavlja družba Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Turčija; glejte razdelek „Obdelovalci in prenos v tretje države“). Med klicem sejna soba izdela prepis pogovora in zapiske: zapiske hranimo skupaj z vašim zapisom o povpraševanju, prepis pa sejna soba hrani 12 mesecev; ob anonimizaciji ali izbrisu povpraševanja se izbrišeta tudi prepis in zapiski. Rezervacijo hranimo toliko časa, kot je za povpraševanja določeno v razdelku „Kako dolgo hranimo podatke“ (12 mesecev po zadnjem stiku z vami). E-pošta, WhatsApp in telefon: če nam pišete ali nas pokličete neposredno, obdelujemo podatke, ki nam jih posredujete (pri WhatsAppu vašo telefonsko številko, ime profila in vsebino sporočil). Takšno povpraševanje lahko ročno vnesemo v isto evidenco. Za e-pošto glejte tudi razdelek „E-poštna korespondenca“ spodaj. Strežniški dnevniki: ponudnik gostovanja ob vsakem obisku tehnično obdela vaš IP naslov, vrsto brskalnika, zahtevani naslov URL in čas zahteve, da lahko stran dostavi in zaščiti. Podatke o obisku (ogledane strani, približna lokacija, naprava) zbiramo le, če v obvestilu o piškotkih sprejmete analitične piškotke (glejte razdelek „Analitični piškotki“ spodaj). Posredovanje podatkov je prostovoljno; brez imena, e-poštnega naslova in sporočila na povpraševanje ne moremo odgovoriti. Klepetalni pomočnik (Versiyonbir): klepetalno okno na naših straneh je vgrajeni klepet Versiyonbir, ki ga za nas kot naš obdelovalec zagotavlja družba Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi, Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulvarı YDA Center No:9A/158, Çankaya/Ankara, Turčija; upravljavec podatkov iz klepeta je HOT SKULLS LABS d.o.o. Ob nalaganju strani se skript klepetalnika naloži z našega lastnega spletnega mesta in se ne poveže z nobenim drugim strežnikom. Piškotkov ne nastavlja; v lokalno shrambo brskalnika shrani jezik, ki ga izberete (vb-chat.lang), za trenutni zavihek pa podatek, da ste okno odprli (vb-chat.opened). To je ločeno od analitičnih piškotkov spodaj. Ko okno odprete, klepetalnik zahteva sejni žeton pri ponudnikovi storitvi na chat.versiyonbir.com (zahteva nosi naslov naše strani) in se za pogovor poveže s ponudnikovimi strežniki. Vaša sporočila (besedilo ali vaš glas, dokler je mikrofon vklopljen) se za pripravo odgovora pošljejo storitvam umetne inteligence, besedilo odgovora pa storitvam za govor, ki ga preberejo: Anthropic, PBC za jezikovni model, Deepgram, Inc. za pretvorbo govora v besedilo, storitvi za glasno branje Edge družbe Microsoft Corporation za izgovorjene odgovore (tudi v slovenščini) in, kjer je nastavljeno, ElevenLabs, Inc. za izgovorjene odgovore. Pomočnik ne shranjuje prepisov: pogovor obstaja le v ponudnikovem delovnem pomnilniku, dokler traja, seja pa se izbriše 60 sekund po tem, ko jo zapustite; zvočnih posnetkov ne hrani. Pogovor je omejen na 20 minut, 40 vaših sporočil, 10 minut glasu in 1.000 znakov na sporočilo.

Nameni in pravne podlage

Podatke iz obrazca, e-pošte in WhatsAppa uporabimo za odgovor na vaše povpraševanje in za pripravo ponudbe. Pravna podlaga je člen 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), kadar gre za ukrepe pred sklenitvijo pogodbe na vašo zahtevo, oziroma člen 6(1)(f) GDPR (zakoniti interes), kadar nam pišete kot kontaktna oseba podjetja. Zgoščeno vrednost IP naslova uporabljamo za zaščito obrazca pred zlorabo in neželeno pošto, strežniške dnevnike pa za delovanje in varnost strani; podlaga je člen 6(1)(f) GDPR. Za analitiko je podlaga vaša privolitev (člen 6(1)(a) GDPR). Če sklenemo pogodbo, pogodbeno in računovodsko dokumentacijo hranimo zaradi zakonskih obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR). Podatkov ne uporabljamo za trženjska e-poštna sporočila, jih ne prodajamo in na njihovi podlagi ne sprejemamo avtomatiziranih odločitev ali profiliranja. Klepetalni pomočnik uporablja vaša sporočila za odgovor na vaše vprašanje in za ukrepe pred sklenitvijo pogodbe na vašo zahtevo; pravna podlaga je člen 6(1)(b) GDPR. Tehnične zapise o uporabi klepeta (brez vsebine sporočil) hranimo na podlagi zakonitega interesa za delovanje in varnost pomočnika (člen 6(1)(f) GDPR).

Kako dolgo hranimo podatke

Povpraševanje hranimo 12 mesecev po zadnjem stiku z vami (zadnji spremembi zapisa). Če iz povpraševanja ne nastane pogodba, se zapis po tem roku samodejno anonimizira: ime, e-poštni naslov, telefonska številka, podjetje, sporočilo in interne opombe se izbrišejo. Če sklenemo pogodbo, se zapis ne anonimizira samodejno; hranimo ga s pogodbeno in računovodsko dokumentacijo toliko časa, kot zahteva zakon. Zgoščeno vrednost IP naslova izbrišemo po 30 dneh. Zgoščeno vrednost IP naslova, ki jo hranimo za omejevanje števila rezervacij klicev, izbrišemo po enem dnevu. Prepis in zapiske rezerviranega klica hranimo 12 mesecev; ob anonimizaciji ali izbrisu povpraševanja se izbrišejo. E-poštno korespondenco hranimo, kot je opisano v razdelku „E-poštna korespondenca“, sporočila po WhatsAppu pa le toliko časa, kot je potrebno za obravnavo zadeve. Strežniške dnevnike hrani ponudnik gostovanja v okviru svojega kratkega roka hrambe; ločenih dnevnikov dostopa ne vodimo. Pogodbeno in računovodsko dokumentacijo hranimo 10 let, kot zahteva zakon. Klepetalni pomočnik ne shranjuje niti prepisov niti zvočnih posnetkov: pogovor obstaja le v ponudnikovem delovnem pomnilniku, dokler traja, seja pa se izbriše 60 sekund po tem, ko jo zapustite. Ponudnik klepeta 12 mesecev hrani tehnične zapise o uporabi brez vsebine sporočil (oznaka seje, jezik, trajanje, število sporočil in poraba modela; vaš IP-naslov le ob prekoračitvi omejitve zahtev).

Obdelovalci in prenos v tretje države

Za delovanje strani, obrazca, naše e-pošte, klepetalnika in rezervacij klicev uporabljamo te obdelovalce: – Vercel Inc. za gostovanje strani in strežniške funkcije; funkcije tečejo v regiji EU fra1 (Frankfurt, Nemčija). – Neon, Inc. za podatkovno bazo Postgres, v kateri so shranjena povpraševanja in e-poštna korespondenca, opisana v razdelku „E-poštna korespondenca“; regija EU, Frankfurt, Nemčija. – Resend, Inc. za pošiljanje naše e-pošte (odgovorov in novih sporočil z našega naslova CRM na domeni crm.hotskulls.si ter e-poštnih obvestil članom ekipe, tudi o novem povpraševanju) in za sprejemanje e-pošte, ki jo pošljete na naslov na domeni crm.hotskulls.si; e-pošta se obdeluje v regiji EU (Irska). – GoDaddy.com, LLC, ki gostuje naš e-poštni predal info@hotskulls.si (ZDA). – Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Çankaya/Ankara, Turčija), ki za nas zagotavlja klepetalnega pomočnika in spletno sejno sobo za rezervirane klice; oboje teče na strežnikih družbe Hetzner Online GmbH v Helsinkih na Finskem (EU). Medijski strežnik sejne sobe (LiveKit) teče na istem strežniku: prenaša zvok in sliko klica ter kanala za podnapise in zapiske in ničesar ne snema; prepis in zapiski ostanejo na tem strežniku (12 mesecev). Sejna soba ne pošilja e-pošte. – družba Anthropic, PBC, katere jezikovni model piše odgovore pomočnika; v sejni sobi prejme besedilo prepisa (stavke s sobesedilom za prevod; celoten prepis z opisom klica za zapiske in osnutek nadaljnjega sporočila) (ZDA). – Deepgram, Inc., za pretvorbo govora v besedilo, kadar s pomočnikom govorite; v sejni sobi prejme zvok mikrofona vsakega udeleženca v živo za prepis (z oznako jezika in ključnimi izrazi) (ZDA). – družba Microsoft Corporation, katere storitev za glasno branje Edge izgovarja odgovore pomočnika, tudi v slovenščini; v sejni sobi prejme le prevedeno besedilo kot nadomestni glas tolmača (ZDA). – ElevenLabs, Inc., za izgovorjene odgovore, kjer je nastavljeno; v sejni sobi prejme le prevedeno besedilo za glas tolmača (ZDA). Vercel, Neon, Resend in GoDaddy imajo sedež v Združenih državah Amerike, zato se podatki lahko prenesejo v ZDA. Takšni prenosi temeljijo na standardnih pogodbenih klavzulah EU (člen 46(2)(c) GDPR) ali, kadar je ponudnik certificiran, na okviru EU-US Data Privacy Framework (Izvedbeni sklep Komisije (EU) 2023/1795). Versiyonbir ima sedež v Turčiji, njegovi podizvajalci za klepet in sejno sobo (Anthropic, Deepgram, Microsoft in ElevenLabs) pa v Združenih državah Amerike, zato se podatki iz klepeta in iz sejne sobe rezerviranih klicev lahko prenesejo v ti državi; gre za prenos osebnih podatkov v tretji državi; takšni prenosi potekajo v skladu z veljavnimi zaščitnimi ukrepi, navedenimi v politiki zasebnosti družbe Versiyonbir (https://www.versiyonbir.com/en/privacy-notice). Za Google Analytics glejte razdelek „Analitični piškotki“, za WhatsApp razdelek spodaj. Podatke razkrijemo državnim organom le, kadar to zahteva zakon.

E-poštna korespondenca

Ko pišete na info@hotskulls.si, vaše e-poštno sporočilo prispe v naš e-poštni predal, ki ga za nas gostuje GoDaddy; tam ga preberemo in nanj odgovorimo, izbrišemo pa ga najpozneje 12 mesecev po zadnjem stiku z vami, enako kot povpraševanje (glejte „Kako dolgo hranimo podatke“). Ko odgovorite na sporočilo, ki smo vam ga poslali z našega naslova CRM (naslova na domeni crm.hotskulls.si), e-pošto za nas sprejme Resend, mi pa jo shranimo v svojo podatkovno bazo: ime in naslov pošiljatelja, prejemnike, zadevo, vsebino ter pri prilogah le njihovo ime, vrsto in velikost; samih datotek ne shranjujemo. Na enak način shranimo tudi naše odgovore. Člani ekipe to korespondenco berejo in nanjo odgovarjajo v skrbniškem vmesniku; e-poštno obvestilo o novem sporočilu, ki ga prejmejo na svoj naslov, vsebuje le pošiljatelja in zadevo. Korespondenco uporabljamo za odgovor na vaše povpraševanje in za ukrepe pred sklenitvijo pogodbe na vašo zahtevo; pravna podlaga je člen 6(1)(b) GDPR, sicer pa člen 6(1)(f) GDPR (naš zakoniti interes, da odgovorimo na prejeto pošto). Če korespondenca spada k povpraševanju v naši evidenci, jo hranimo skupaj z njim. Ko se povpraševanje anonimizira ali izbriše, korespondenco prav tako izbrišemo, razen če je v naši evidenci drugo povpraševanje z istim e-poštnim naslovom; v tem primeru ostane pri tem povpraševanju (glejte „Kako dolgo hranimo podatke“). Sicer pogovor izbrišemo 12 mesecev po zadnjem sporočilu. Sporočila v pogovoru, označenem kot neželena pošta, izbrišemo 30 dni po zadnjem sporočilu, ne glede na povezavo s povpraševanjem. Če pošiljatelja označimo kot neželenega, hranimo le psevdonimizirano (zgoščeno) obliko njegovega e-poštnega naslova, da njegova poznejša sporočila samodejno pristanejo med neželeno pošto; izbrišemo jo 12 mesecev po njegovem zadnjem sporočilu. Resend kot obdelovalec prejeto e-pošto in njene priloge hrani največ 30 dni; mi shranimo le podatke o prilogah (ime, vrsto in velikost).

WhatsApp

Povezava do WhatsAppa na tej strani je navadna povezava in na vaši napravi ničesar ne shrani. Ko jo kliknete, zapustite našo stran in odpre se WhatsApp, za katerega velja politika zasebnosti družbe WhatsApp Ireland Ltd. Mi vidimo vašo telefonsko številko, ime profila in sporočila, ki nam jih pošljete. WhatsApp Ireland lahko podatke prenese družbama WhatsApp LLC in Meta Platforms, Inc. v ZDA na podlagi okvira EU-US Data Privacy Framework in standardnih pogodbenih klavzul.

Vaše pravice

Imate pravico do dostopa do svojih podatkov, do popravka, izbrisa, omejitve obdelave in prenosljivosti ter pravico do ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu (člen 6(1)(f) GDPR). Privolitev v analitiko lahko kadar koli prekličete prek „Nastavitve piškotkov“ v nogi strani. Zahtevo, tudi zahtevo za izbris povpraševanja, pošljite na info@hotskulls.si; odgovorimo najpozneje v enem mesecu. Če menite, da vaše podatke obdelujemo nezakonito, lahko vložite pritožbo pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si.

Varnost

Povpraševanja in e-poštno korespondenco vidijo le člani ekipe, ki se v skrbniški vmesnik prijavijo s povezavo, poslano na odobren e-poštni naslov. Promet med vašim brskalnikom in stranjo je šifriran (HTTPS). Popolnoma varnega sistema ni; če pride do kršitve varnosti osebnih podatkov, ravnamo, kot določa GDPR.

Spremembe tega obvestila

To obvestilo posodobimo, kadar se spremeni način obdelave, na primer ob menjavi ponudnika. Velja različica, objavljena na tej strani; ob razhajanjih med jezikovnimi različicami prevlada slovenska. Zadnja sprememba: 30. oktober 2026.

Analitični piškotki

Analitika deluje le, če jo sprejmete v obvestilu o piškotkih. Uporabljamo Google Analytics 4, storitev družbe Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irska). Meri ogledane strani, približno lokacijo, izpeljano iz IP naslova, ter vrsto naprave in brskalnika; nastavi piškotka _ga in _ga_* za največ 2 leti. Podatki se lahko prenesejo družbi Google LLC v Združenih državah Amerike, ki je certificirana v okviru EU-US Data Privacy Framework. Dokler analitike ne sprejmete, se ne naloži noben Googlov skript in ti piškotki se ne nastavijo. Vaša izbira je shranjena v brskalniku (lokalna shramba) 12 mesecev; kadar koli jo lahko spremenite ali prekličete prek „Nastavitve piškotkov“ v nogi strani. Ko v izbirniku jezika izberete jezik, stran nastavi tudi en nujni piškotek, NEXT_LOCALE, ki si to izbiro zapomni za eno leto in ne potrebuje privolitve.