Računi in dokumenti: AI izluščenje s človeškim pregledom

Avtomatizacija računov in dokumentov vzame PDF-je in skene, ki prispejo po e-pošti ali z nalaganjem, izlušči polja, ki bi jih sicer pretipkala oseba, jih preveri po pravilih in preda računovodji v potrditev, preden je karkoli knjiženo v računovodstvo ali ERP. Namenjena je podjetjem, kjer nekdo del vsakega tedna porabi za pretipkavanje dobaviteljskih računov in dobavnic ter kjer napake v knjigah izplavajo šele tedne pozneje.

Ključne ugotovitve

• Najprej sprejem: eno mesto, kamor pristane vsak dokument, z zabeleženim virom in časom.
• Izluščenje da predlagane vrednosti s stopnjo zanesljivosti za vsako polje, ne končnih podatkov.
• Pravila za preverjanje ujamejo večino napak, preden dokument vidi oseba.
• Računovodja potrdi; sistem knjiži šele po tem, vsaka vrednost in sprememba pa ostane v revizijski sledi.
• Večina napak izvira iz slabih skenov, nenavadnih postavitev in dvoumnih polj; pregled je zasnovan okoli njih.

Prvi korak: sprejem

Dokumenti prispejo kot PDF priloge v skupni nabiralnik, kot skeni ali fotografije s telefona, kot prenosi s portala dobavitelja. Sprejem jih vse zbere v eno vrsto.

Vsak dokument je shranjen, kot je prispel, nespremenjen, z virom (nabiralnik, nalaganje, oseba), časovnim žigom in enolično oznako. E-pošta s tremi prilogami postane trije povezani dokumenti; dokument, ki ni račun, je vseeno shranjen in razvrščen, da se nič ne izgubi.

Ta korak je determinističen in mora delovati, preden je vključen kakršenkoli AI.

Drugi korak: izluščenje

Model prebere vsak dokument in predlaga vrednosti za fiksen nabor polj. Za račune v EU je obvezna vsebina določena v Direktivi o DDV (Direktiva 2006/112/ES, 226. člen, https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2006/112/oj); polja izhajajo iz nje in iz vašega računovodskega programa: ime in davčna številka dobavitelja, številka računa, datumi, valuta, neto zneski in DDV po stopnjah, bruto skupaj, sklic za plačilo ter konto ali stroškovno mesto, ki ga določite.

Tu sta pomembni dve zasnovni odločitvi.

Vsako polje ima stopnjo zanesljivosti. Model pove, kako prepričan je, sistem pa zabeleži, kje na strani je bila vrednost prebrana. Nizka zanesljivost ali manjkajoča vrednost polje označi za pozornost, da pregledovalec ve, kam pogledati.

Skeni se obravnavajo drugače kot digitalni PDF-ji. Digitalni PDF nosi svoje besedilo; sken ali fotografijo je treba najprej optično prebrati, zato kakovost slike določa kakovost izluščenja. Zamegljeni, poševni ali obrezani dokumenti so označeni ob sprejemu in, kjer je mogoče, zahtevani znova.

Za druge vrste dokumentov (dobavnice, potrditve naročil, pogodbe) je nabor polj opredeljen pri odkrivanju z ljudmi, ki jih obdelujejo; mehanika je enaka.

Tretji korak: pravila za preverjanje

Preden dokument vidi oseba, sistem izluščene vrednosti preveri po preprostih, determinističnih pravilih; modela ne prosimo, naj jih presoja.

• Aritmetika. Neto plus DDV je enako bruto, po stopnjah in skupaj; postavke se seštejejo v neto znesek, kjer so izluščene.
• DDV. Stopnja je ena od dovoljenih v vaši državi; davčna številka dobavitelja ima veljavno obliko in je po želji preverjena v sistemu VIES Evropske komisije na https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.
• Dvojniki. Isti dobavitelj in številka računa ali isti znesek in datum že obstajata.
• Znani dobavitelj. Dobavitelj se ujema z vašimi matičnimi podatki; nov dobavitelj je označen, da ga oseba potrdi, vključno z bančnimi podatki.
• Pričakovane vrednosti. Znesek je v razponu, običajnem za tega dobavitelja; rok plačila sledi datumu izdaje; valuta je ena od tistih, v katerih poslujete.
• Ujemanje z naročilnico. Kjer uporabljate naročilnice, se račun sklicuje na eno od njih in zneski se ujemajo.

Dokument, ki prestane vsa pravila z visoko zanesljivostjo, je označen kot pripravljen; tisti, ki pade na pravilu ali ima polje z nizko zanesljivostjo, je označen s konkretno težavo, vrsta pa težave postavi na vrh.

Četrti korak: računovodja potrdi

Zaslon za pregled prikaže izvirni dokument ob izluščenih poljih, vsako označeno tam, kjer je bilo prebrano, s poudarjenimi polji nizke zanesljivosti in neuspelimi pravili. Računovodja ali kdorkoli odobrava račune lahko popravi katerokoli polje, spremeni konto, doda opombo ali zavrne z razlogom.

Potrditev je korak človeške odobritve in ostane pri osebi: knjiženje napačnega zneska ali plačilo na napačen bančni račun je poceni preprečiti in drago popraviti. Kjer mora prejem potrditi tudi oseba, ki je naročila, je ta odobritev zgodnejši korak v isti vrsti.

Peti korak: knjiženje v računovodstvo ali ERP

Po potrditvi sistem ustvari vnos v računovodskem programu ali ERP-ju prek njegovega API-ja ali uvozne oblike, pripne izvirni dokument in zabeleži rezultat. Brez API-ja se pripravi izvozna datoteka v obliki, ki jo računovodja že uvaža.

Knjiženje je deterministično in zabeleženo; če ciljni sistem vnos zavrne, se dokument vrne v vrsto s sporočilom o zavrnitvi.

Revizijska sled

Vsak korak piše v revizijsko sled: izvirno datoteko in njen hash, kdaj in od kod je prispela, vsako izluščeno vrednost z zanesljivostjo in mestom na strani, rezultat vsakega pravila, vsako spremembo in kdo jo je naredil, potrditev ter rezultat knjiženja z oznako ciljnega sistema, berljivo za računovodjo in izvozljivo za revizorja.

To naredi avtomatizacijo zagovorljivo: mesece pozneje lahko podjetje pokaže dokument, kaj je sistem prebral, kaj je bilo popravljeno in kdaj je bilo knjiženo. Roke hrambe računovodskih dokumentov določa nacionalna zakonodaja; uporabite jih za izvirnike in sled skupaj.

Od kod prihajajo napake in kako jih pregled ujame

• Slabi skeni. Zameglitev, poševnost, nizek kontrast. Ujamejo jih preverjanja kakovosti slike ob sprejemu in nizka zanesljivost prizadetih polj.
• Nenavadne postavitve. Dobavitelj, čigar račun ima skupni znesek na vrhu ali nenavadno deli DDV. Ujamejo jih aritmetična preverjanja in zanesljivost; pregledovalec popravi enkrat in postavitev je znana.
• Dvoumna polja. Več datumov na strani, več številk, ki bi lahko bile številka računa. Ujamejo jih pravila (rok plačila po datumu izdaje, oblika številke računa) in prikaz, kje je bila vrednost prebrana.
• Napačen dokument. Predračun, opomin ali ponudba, prebrani kot račun. Ujameta jih razvrščanje ob sprejemu in preverjanje dvojnikov ob pravem računu.
• Spremembe matičnih podatkov. Nov dobavitelj, spremenjen bančni račun, nova stopnja DDV. Ujamejo jih pravila o znanem dobavitelju in pričakovanih vrednostih, vedno pa jih potrdi oseba; spremenjen bančni račun se preveri s klicem dobavitelju na znano številko.

Čas pregledovalca gre v te primere; dokumenti, ki prestanejo vsa preverjanja, dobijo kratek pogled.

Kako to počnemo pri Hot Skulls Labs

Avtomatizacija dokumentov je isti vzorec kot vsaka avtomatizacija, ki jo razvijemo: sprožilec (dokument prispe), AI osnutek (izluščena polja), človeška odobritev (računovodja potrdi) in izvedba (knjiženje). Vzorec izhaja iz našega lastnega izdelka Strady, mi pa ga uporabimo na strankinem nabiralniku, skenerju in računovodskem sistemu.

V praksi:

• Odkrivanje poteka z osebo, ki danes obdeluje dokumente, in z vašim računovodjo; onadva določita polja, pravila in ciljni sistem.
• Najprej zgradimo sprejem in revizijsko sled; izluščenje in pravila dodamo nanju in jih pred zagonom preizkusimo na vaših preteklih dokumentih. Pravila so zapisana v navadnem jeziku, preden so kodirana.
• Potrditev ostane pri osebi. Samodejnega knjiženja ob zagonu ne ponujamo.
• Povežemo se z računovodskim programom ali ERP-jem, ki ga uporabljate, prek njegovega API-ja ali uvozne oblike.
• Dokumenti in izluščeni podatki so shranjeni v EU, s hrambo, usklajeno z vašimi računovodskimi obveznostmi; ponudnik AI prejme dokument, ne vaših knjig.
• Sistem po zagonu poganjamo in prilagajamo ter dodajamo obravnavo posameznih dobaviteljev, ko se pojavijo nenavadne postavitve.