Kdaj se programska oprema po meri obrestuje in kdaj ne

Programska oprema po meri se obrestuje, kadar je proces, ki ga podpira, značilen za vaše podjetje, kadar mora povezati sisteme, ki jih ne povezuje noben izdelek, ali kadar obseg in lastništvo naredita licenciranje slabšo kupčijo od razvoja. Za večino drugih potreb je dobro nastavljeno standardno orodje boljša izbira, ta članek pa je namenjen lastnikom in vodjem, ki želijo ti dve situaciji razločiti, preden zapravijo denar.

Ključne ugotovitve

• Začnite s standardnim orodjem, kadar izdelek pokrije večino potrebe in preostanek ni tisto, s čimer služite.
• Po meri se obrestuje za proces, ki vas razlikuje, za integracije, ki jih noben izdelek ne ponuja, in pri obsegu, kjer cena na uporabnika izgubi smisel.
• Najpogostejši odgovor je hibrid: standardna orodja za standardne funkcije, koda po meri tam, kjer je poslovanje posebno.
• Lastništvo kode in podatkov je merilo, ne podrobnost. Vprašajte o njem, preden podpišete katerokoli vrsto pogodbe.
• Vzdrževanje je del stroška obeh možnosti.
• Prava vprašanja pri odkrivanju večino teh odločitev razrešijo v enem tednu.

Štiri merila

Posebnost procesa

Računovodstvo, plače, e-pošta, koledarji in večina e-trgovine so v vseh podjetjih enaki. Izdelki, ki to počnejo, imajo za sabo leta izpopolnjevanja; graditi svojega pomeni plačati za ponovno odkrivanje njihovih robnih primerov. Standardno orodje zmaga.

Slika se spremeni tam, kjer je vaš proces razlog, da vas stranke izberejo: način priprave ponudb, ki modelira vašo proizvodnjo, logika razporejanja, značilna za vašo storitev, portal za stranke, ki odraža, kako delujejo vaše pogodbe. Stlačiti to v generično orodje pomeni spremeniti proces, da ustreza orodju, ali v nedogled vzdrževati obvode. Tu zmaga programska oprema po meri, omejena natanko na ta del.

Potrebe po integraciji

Orodje, ki mora izmenjevati podatke z vašim ERP-jem, trgovino in aplikacijo terenske ekipe, je drugačno vprašanje. Preverite, ali ima izdelek kandidat API, ki pokriva podatke, ki jih morate premikati. Če ga ima, morda zadoščata orodje za delovne tokove ali majhna integracijska plast. Če ga nima, boste datoteke premikali ročno in komponenta po meri ali drug izdelek je upravičen.

Obseg

Cena na uporabnika in na transakcijo je poštena pri majhnem obsegu in draga pri velikem. Ceno pomnožite s pričakovanim številom uporabnikov in let ter jo primerjajte s stroškom razvoja in vzdrževanja enakovredne rešitve. Pod določenim obsegom zmaga izdelek; nad njim postane rešitev po meri cenejša še pred koristmi prileganja. Prelomna točka se razlikuje od primera do primera, zato je treba izračun narediti, ne predpostaviti.

Lastništvo

Pri izdelku ste lastnik svojih podatkov (če jih lahko izvozite), ne pa programske opreme. Pri programski opremi po meri ste lastnik obojega, pod pogojem, da pogodba to določa in da prejmete izvorno kodo, račune in dokumentacijo. Lastništvo je pomembno, ko ponudnik spremeni cene, je prevzet ali ukine funkcijo, od katere ste odvisni, in za skladnost, saj lahko natančno navedete, kaj programska oprema počne z osebnimi podatki.

Začnite s standardnim orodjem, kadar ustreza

Praktično pravilo: če izdelek potrebo pokrije dovolj dobro, da ga sposobna oseba nastavi v nekaj dneh in bi ga vaša ekipa uporabljala, kot je zasnovan, začnite tam. Kaj zares potrebujete, se naučite z uporabo nečesa resničnega. Mnogi pogovori, ki se začnejo s „potrebujemo programsko opremo po meri“, se končajo z dobro nastavljenim izdelkom in eno ali dvema integracijama.

Znaki, da je standardno orodje prava izbira: proces je standarden; ekipa je majhna; potreba se lahko še spremeni; hitrost je pomembnejša od prileganja; izdelek ima API za pozneje.

Kdaj se programska oprema po meri obrestuje

Znaki, da je rešitev po meri prava izbira: proces je tisto, kar vas razlikuje; noben izdelek ne pokriva integracije; obseg naredi licenciranje drago; programsko opremo potrebujete za svojo iz strateških razlogov ali zaradi skladnosti; izdelek, ki ga uporabljate, je že obdan s preglednicami in ročnimi koraki.

Tudi takrat obseg omejite tesno. Razvijte posebni del in za avtentikacijo, plačila, e-pošto in gostovanje uporabite standardne komponente. Prijavni zaslon po meri ne razlikuje ničesar.

Hibridni pristopi

Hibridne oblike, ki jih priporočamo najpogosteje:

• Standardna platforma za trgovino z modulom za cene ali konfiguracijo po meri.
• Standardni CRM s portalom po meri, kjer stranke vidijo, kar CRM ve o njihovih naročilih.
• Standardno računovodstvo z dokumentnim cevovodom po meri, ki ga polni.
• Orodje za delovne tokove, ki orkestrira standardne storitve, s kodo po meri za nekaj korakov, ki jih noben povezovalnik ne obvlada.

Hibrid ohranja strošek standardnih funkcij nizek in proračun usmeri tja, kjer spremeni poslovanje. Ohranja tudi odprt izhod: omejen, dokumentiran del po meri vam omogoča, da standardna orodja okoli njega pozneje zamenjate.

Kaj vprašamo pri odkrivanju

Odločitev se običajno razreši v kratkem odkrivanju z ljudmi, ki proces izvajajo. Vprašamo:

1. Popeljite nas skozi proces korak za korakom. Kje se zatika in kje ljudje improvizirajo?
2. Kateri koraki so razlog, da vas stranke izberejo? Kateri so enaki kot v vsakem podjetju?
3. Kateri sistemi danes hranijo podatke in kateri imajo API ali izvoz?
4. Koliko ljudi, transakcij in zapisov je vključenih zdaj in koliko čez dve leti?
5. Kaj se zgodi, če ponudnik trenutnega orodja podvoji ceno ali preneha delovati?
6. Kdo v vaši ekipi bo skrbnik sistema in kaj potrebuje za njegovo vzdrževanje?
7. Česa ne bi več delali ročno, če bi to delovalo?

Odgovori kažejo na enega od treh izidov: izdelek z nastavitvami, izdelek z integracijami ali jedro po meri s standardnimi deli okoli njega.

Vzdrževanje in lastništvo kode in podatkov

Obe izbiri imata tekoče stroške. Izdelek stane licence in čas za prilagajanje, ko ga ponudnik spremeni. Programska oprema po meri stane gostovanje, posodobitve odvisnosti in občasno spremembo, ko se spremeni poslovanje. Razlika je v tem, kdo nadzoruje urnik.

Pri programski opremi po meri te pogoje uredite pred prvo vrstico kode:

• Koda: stranka je lastnik izvorne kode in jo prejme v repozitoriju, ki ga nadzoruje.
• Računi: gostovanje, domene, storitve tretjih oseb in poverilnice so na ime stranke.
• Podatki: živijo v podatkovnih bazah, do katerih lahko stranka kadarkoli dostopa in jih izvozi.
• Dokumentacija: kako uvesti, kje je konfiguracija, s čim se sistem povezuje.
• Vzdrževanje: kdo posodablja odvisnosti, spremlja in se odzove, ko se kaj pokvari, kako pogosto in po kakšni ceni.

S tem v rokah lahko stranka zamenja razvijalce, ne da bi začela znova. To pomeni lastništvo.

Kako to počnemo pri Hot Skulls Labs

Ne izhajamo iz predpostavke, da potrebujete programsko opremo po meri. Najprej je odkrivanje z ljudmi, ki proces izvajajo; popišemo korake, označimo tiste, ki podjetje razlikujejo, naštejemo sisteme in njihove API-je ter ocenimo obseg. Nato možnosti postavimo eno ob drugo: nastaviti izdelek, izdelku dodati integracije ali razviti jedro po meri, s tekočimi stroški vsake od njih v nekaj letih.

Kjer razvijamo, strukturo zasnujemo in pregledamo s stranko pred razvojem, gradimo v majhnih dokumentiranih korakih in zaženemo z ekipo stranke, usposobljeno za urejanje vsebine in upravljanje sistema. Del po meri ostane omejen. Koda živi v repozitoriju, ki ga nadzoruje stranka, računi so na ime stranke, gostovanje pa je v EU.

Naš lastni izdelek Strady je primer, kjer smo se odločili razvijati: želeli smo, da prodajni lijak, odobritve in AI asistent, ki lastnika obvešča, delujejo skupaj na enem mestu, tako kot vodimo lastno poslovanje. Ista presoja, uporabljena na položaju stranke, pogosto pristane pri izdelku z integracijami.

Po zagonu ostanemo za vzdrževanje in spremljanje, s pogostostjo in ceno, dogovorjenima vnaprej. Stranka lahko kadarkoli prevzame ali se preseli, ker pogoji lastništva to omogočajo.