Informativa sulla privacy

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei tuoi dati personali è HOT SKULLS LABS, IT rešitve in poslovno svetovanje d.o.o. (denominazione breve HOT SKULLS LABS d.o.o.), Štihova ulica 13, 1000 Ljubljana, Slovenia, numero di registrazione (matična številka) 9435174000, numero di identificazione fiscale 87314185. Per qualsiasi domanda sui tuoi dati personali scrivi a info@hotskulls.si. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati perché la legge non lo richiede; gestiamo ogni richiesta tramite lo stesso indirizzo.

Quali dati trattiamo

Modulo di contatto: quando ci invii una richiesta, conserviamo nome, indirizzo email, azienda (se la indichi) e messaggio, insieme all'ora dell'invio, alla pagina da cui l'hai inviata e alla lingua della pagina. Dal tuo indirizzo IP calcoliamo un hash con un valore segreto aggiunto (salted hash), che cancelliamo dopo 30 giorni; l'indirizzo IP in sé non viene conservato. Mentre gestiamo la richiesta, aggiungiamo al record uno stato e note interne. Se prenoti una chiamata, registriamo nei nostri registri delle richieste il nome, l'indirizzo email, eventuali note e l'orario scelto inseriti nel modulo di prenotazione, insieme al tuo fuso orario e alla lingua della pagina. La base giuridica è l'articolo 6(1)(b) GDPR: i dati ci servono per organizzare la chiamata che hai chiesto. Con la prenotazione salviamo anche quale versione delle informazioni sulla prenotazione ti è stata mostrata e quando. Per limitare il numero di accessi, a questo scopo conserviamo un hash del tuo indirizzo IP con un valore segreto aggiunto (salted hash), che cancelliamo dopo un giorno; l'indirizzo IP in sé non viene conservato. Ti inviamo per email l'invito con un file per il calendario, i promemoria prima della chiamata e il link per spostarla o annullarla. La chiamata si svolge nella nostra sala riunioni online, gestita per noi come responsabile del trattamento da Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Turchia; vedi «Responsabili del trattamento e trasferimenti fuori dall'UE»). Durante la chiamata la sala riunioni produce una trascrizione della conversazione e delle note: le note sono conservate insieme alla tua richiesta, la trascrizione la conserva la sala riunioni per 12 mesi; quando la richiesta viene anonimizzata o cancellata, vengono cancellate anche la trascrizione e le note. Conserviamo la prenotazione per il periodo che la sezione «Per quanto tempo conserviamo i dati» stabilisce per le richieste (12 mesi dall'ultimo contatto con te). Email, WhatsApp e telefono: se ci scrivi o ci chiami direttamente, trattiamo i dati che ci comunichi (su WhatsApp il tuo numero di telefono, il nome del profilo e il contenuto dei messaggi). Possiamo inserire manualmente questa richiesta nello stesso archivio. Per le email vedi anche «Corrispondenza email» di seguito. Log del server: a ogni visita il nostro fornitore di hosting tratta tecnicamente il tuo indirizzo IP, il tipo di browser, l'URL richiesto e l'ora della richiesta, per poter servire e proteggere il sito. Raccogliamo informazioni sulla tua visita (pagine visualizzate, posizione approssimativa, dispositivo) solo se accetti i cookie analitici nell'avviso sui cookie (vedi «Cookie analitici» di seguito). Il conferimento dei dati è facoltativo; senza nome, indirizzo email e messaggio non possiamo rispondere alla tua richiesta. Assistente chat (Versiyonbir): la finestra della chat sulle nostre pagine è la chat embed di Versiyonbir, gestita per noi, in qualità di nostro responsabile del trattamento, da Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi, Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulvarı YDA Center No:9A/158, Çankaya/Ankara, Turchia; HOT SKULLS LABS d.o.o. è il titolare del trattamento dei dati della chat. Al caricamento di una pagina lo script del widget viene caricato dal nostro sito web e non contatta nessun altro server. Non imposta alcun cookie; salva la lingua che scegli nell'archiviazione locale del tuo browser (vb-chat.lang) e, per la scheda corrente, il fatto che hai aperto la finestra (vb-chat.opened). Questo è separato dai cookie analitici qui sotto. Quando apri la finestra, il widget richiede un token di sessione al servizio del gestore su chat.versiyonbir.com (la richiesta include l'indirizzo del nostro sito) e si collega ai server del gestore per la conversazione. I tuoi messaggi (testo, oppure la tua voce mentre il microfono è attivo) vengono inviati a servizi di AI per generare la risposta, e il testo della risposta ai servizi vocali che la leggono ad alta voce: Anthropic, PBC per il modello linguistico, Deepgram, Inc. per la trasformazione del parlato in testo, il servizio di lettura ad alta voce Edge di Microsoft Corporation per le risposte parlate (sloveno incluso) e, ove configurato, ElevenLabs, Inc. per le risposte parlate. L'assistente non conserva alcuna trascrizione: la conversazione esiste solo nella memoria di lavoro del gestore finché dura, e la sessione viene cancellata 60 secondi dopo che te ne vai; nessuna registrazione vocale viene conservata. Una conversazione è limitata a 20 minuti, 40 tuoi messaggi, 10 minuti di voce e 1.000 caratteri per messaggio.

Finalità e basi giuridiche

Usiamo i dati del modulo, delle email e di WhatsApp per rispondere alla tua richiesta e preparare un'offerta. La base giuridica è l'articolo 6(1)(b) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), quando si tratta di misure precontrattuali adottate su tua richiesta, oppure l'articolo 6(1)(f) GDPR (legittimo interesse), quando ci scrivi come referente di un'azienda. Usiamo l'hash dell'IP per proteggere il modulo da abusi e spam, e i log del server per il funzionamento e la sicurezza del sito; la base è l'articolo 6(1)(f) GDPR. Per l'analisi la base è il tuo consenso (articolo 6(1)(a) GDPR). Se stipuliamo un contratto, conserviamo la documentazione contrattuale e contabile per obblighi di legge (articolo 6(1)(c) GDPR). Non usiamo i tuoi dati per email di marketing, non li vendiamo e non prendiamo sulla loro base decisioni automatizzate né facciamo profilazione. L'assistente chat usa i tuoi messaggi per rispondere e, su tua richiesta, per svolgere le attività precontrattuali; la base giuridica è l'articolo 6(1)(b) GDPR. I registri tecnici di utilizzo della chat (privi del contenuto dei messaggi) sono conservati sulla base del nostro legittimo interesse a gestire e proteggere l'assistente (articolo 6(1)(f) GDPR).

Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo una richiesta per 12 mesi dopo il nostro ultimo contatto con te (l'ultima modifica del record). Se non segue un contratto, al termine di questo periodo il record viene anonimizzato automaticamente: nome, indirizzo email, numero di telefono, azienda, messaggio e note interne vengono cancellati. Se stipuliamo un contratto, il record non viene anonimizzato automaticamente; lo conserviamo con la documentazione contrattuale e contabile per il tempo richiesto dalla legge. Cancelliamo l'hash dell'IP dopo 30 giorni. Cancelliamo dopo un giorno l'hash dell'IP conservato per limitare gli accessi alla prenotazione delle chiamate. Conserviamo la trascrizione e le note di una chiamata prenotata per 12 mesi; vengono cancellate quando la richiesta viene anonimizzata o cancellata. Conserviamo la corrispondenza email come descritto in «Corrispondenza email» e i messaggi WhatsApp solo per il tempo necessario a gestire la questione. I log del server sono conservati dal nostro fornitore di hosting per il suo breve periodo di conservazione; non teniamo log di accesso separati. Conserviamo la documentazione contrattuale e contabile per 10 anni, come richiesto dalla legge. L'assistente chat non conserva né trascrizioni né registrazioni vocali: la conversazione esiste solo nella memoria di lavoro del gestore finché dura, e la sessione viene cancellata 60 secondi dopo che te ne vai. Il gestore conserva per 12 mesi registri tecnici di utilizzo privi del contenuto dei messaggi (ID di sessione, lingua, durate, numero di messaggi e utilizzo del modello; il tuo indirizzo IP solo quando viene raggiunto un limite).

Responsabili del trattamento e trasferimenti fuori dall'UE

Per il funzionamento del sito, del modulo, della nostra posta elettronica, dell'assistente chat e delle prenotazioni ci avvaliamo di questi responsabili del trattamento: – Vercel Inc., per l'hosting del sito e le sue funzioni server; le funzioni girano nella regione UE fra1 (Francoforte, Germania). – Neon, Inc., per il database Postgres in cui sono conservate le richieste e la corrispondenza email descritta nella sezione «Corrispondenza email»; regione UE, Francoforte, Germania. – Resend, Inc., per l'invio delle nostre email (risposte e nuovi messaggi dal nostro indirizzo CRM del dominio crm.hotskulls.si ed email di notifica ai membri del team, incluse quelle relative a una nuova richiesta) e per la ricezione delle email che invii a un indirizzo del dominio crm.hotskulls.si; le email sono trattate nella regione UE (Irlanda). – GoDaddy.com, LLC, che ospita la nostra casella di posta info@hotskulls.si (USA). – Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Çankaya/Ankara, Turchia), che gestisce per noi l'assistente chat e la sala riunioni online delle chiamate prenotate; entrambi girano su server di Hetzner Online GmbH a Helsinki, in Finlandia (UE). Il media server della sala riunioni (LiveKit) gira sullo stesso server: trasporta audio e video della chiamata e i canali dei sottotitoli e delle note e non registra nulla; la trascrizione e le note restano su quel server (12 mesi). La sala non invia e-mail. – Anthropic, PBC, il cui modello linguistico scrive le risposte dell'assistente; nella sala riunioni riceve il testo della trascrizione (frasi con il loro contesto per la traduzione; l'intera trascrizione con la nota della chiamata per le note e la bozza del messaggio di follow-up) (USA). – Deepgram, Inc., per la trasformazione del parlato in testo quando parli con l'assistente; nella sala riunioni riceve l'audio in diretta del microfono di ogni partecipante per la trascrizione (con il codice lingua e i termini chiave) (USA). – Microsoft Corporation, il cui servizio di lettura ad alta voce Edge pronuncia le risposte dell'assistente, sloveno incluso; nella sala riunioni riceve solo il testo tradotto, come voce di riserva dell'interprete (USA). – ElevenLabs, Inc., per le risposte parlate, ove configurato; nella sala riunioni riceve solo il testo tradotto per la voce dell'interprete (USA). Vercel, Neon, Resend e GoDaddy hanno sede negli Stati Uniti, quindi i dati possono essere trasferiti negli USA. Tali trasferimenti si basano sulle clausole contrattuali tipo dell'UE (articolo 46(2)(c) GDPR) o, se il fornitore è certificato, sull'EU-US Data Privacy Framework (decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 della Commissione). Versiyonbir ha sede in Turchia e i suoi sub-responsabili per la chat e la sala riunioni (Anthropic, Deepgram, Microsoft ed ElevenLabs) negli Stati Uniti, quindi i dati della chat e della sala riunioni delle chiamate prenotate possono essere trasferiti in questi paesi; si tratta di un trasferimento di dati personali verso paesi terzi e avviene sulla base delle garanzie applicabili indicate nell'informativa sulla privacy di Versiyonbir (https://www.versiyonbir.com/en/privacy-notice). Per Google Analytics vedi «Cookie analitici», per WhatsApp la sezione qui sotto. Comunichiamo dati alle autorità pubbliche solo quando la legge lo richiede.

Corrispondenza email

Quando scrivi a info@hotskulls.si, la tua email arriva nella nostra casella di posta, che GoDaddy ospita per nostro conto; lì la leggiamo e rispondiamo, e la cancelliamo al più tardi 12 mesi dopo il nostro ultimo contatto con te, come per una richiesta (vedi «Per quanto tempo conserviamo i dati»). Quando rispondi a un messaggio che ti abbiamo inviato dal nostro indirizzo CRM (un indirizzo del dominio crm.hotskulls.si), Resend riceve l'email per nostro conto e noi la conserviamo nel nostro database: nome e indirizzo del mittente, destinatari, oggetto, contenuto e, per gli allegati, solo nome, tipo e dimensione; i file in sé non li conserviamo. Allo stesso modo conserviamo le nostre risposte. I membri del team leggono questa corrispondenza e rispondono nell'area di amministrazione; l'email di notifica di un nuovo messaggio che ricevono al proprio indirizzo contiene solo il mittente e l'oggetto. Usiamo la corrispondenza per rispondere alla tua richiesta e per adottare misure precontrattuali su tua richiesta; la base giuridica è l'articolo 6(1)(b) GDPR e, negli altri casi, l'articolo 6(1)(f) GDPR (il nostro legittimo interesse a rispondere alla posta che riceviamo). Se la corrispondenza appartiene a una richiesta nel nostro archivio, la conserviamo insieme a quella richiesta. Quando la richiesta viene anonimizzata o cancellata, cancelliamo anche la corrispondenza, a meno che nel nostro archivio non ci sia un'altra richiesta con lo stesso indirizzo email; in tal caso resta con quella richiesta (vedi «Per quanto tempo conserviamo i dati»). Altrimenti cancelliamo una conversazione 12 mesi dopo l'ultimo messaggio. I messaggi di una conversazione contrassegnata come spam vengono cancellati 30 giorni dopo l'ultimo messaggio, indipendentemente dal collegamento a una richiesta. Se contrassegniamo un mittente come spam, conserviamo solo una forma pseudonimizzata (hash) del suo indirizzo email, affinché i suoi messaggi successivi finiscano direttamente nello spam; la cancelliamo 12 mesi dopo il suo ultimo messaggio. Resend, in qualità di responsabile del trattamento, conserva le email ricevute e i relativi allegati per un massimo di 30 giorni; noi conserviamo solo i dati degli allegati (nome, tipo e dimensione).

WhatsApp

Il link a WhatsApp su questo sito è un semplice link e non memorizza nulla sul tuo dispositivo. Quando lo clicchi, lasci il nostro sito e si apre WhatsApp, dove si applica l'informativa sulla privacy di WhatsApp Ireland Ltd. Noi vediamo il tuo numero di telefono, il nome del profilo e i messaggi che ci invii. WhatsApp Ireland può trasferire i dati a WhatsApp LLC e Meta Platforms, Inc. negli USA sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework e delle clausole contrattuali tipo.

I tuoi diritti

Hai il diritto di accedere ai tuoi dati e di ottenerne la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, nonché il diritto di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (articolo 6(1)(f) GDPR). Puoi revocare in qualsiasi momento il consenso all'analisi tramite «Impostazioni dei cookie» nel piè di pagina. Invia qualsiasi richiesta, anche la richiesta di cancellare la tua richiesta di contatto, a info@hotskulls.si; rispondiamo al più tardi entro un mese. Se ritieni che trattiamo i tuoi dati in modo illecito, puoi presentare reclamo all'autorità di controllo: Informacijski pooblaščenec (Commissario per l'informazione della Repubblica di Slovenia), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si.

Sicurezza

Le richieste e la corrispondenza email sono visibili solo ai membri del team che accedono all'area di amministrazione con un link inviato a un indirizzo email autorizzato. Il traffico tra il tuo browser e il sito è cifrato (HTTPS). Nessun sistema è completamente sicuro; in caso di violazione dei dati personali agiamo come prevede il GDPR.

Modifiche a questa informativa

Aggiorniamo questa informativa quando cambia il modo in cui trattiamo i dati, ad esempio quando cambiamo fornitore. Vale la versione pubblicata su questa pagina; in caso di differenze tra le versioni linguistiche prevale quella slovena. Ultimo aggiornamento: 30 ottobre 2026.

Cookie analitici

L'analisi è attiva solo se la accetti nell'avviso sui cookie. Utilizziamo Google Analytics 4, un servizio di Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda). Misura le pagine visualizzate, la posizione approssimativa ricavata dall'indirizzo IP e il tipo di dispositivo e browser; imposta i cookie _ga e _ga_* per un massimo di 2 anni. I dati possono essere trasferiti a Google LLC negli Stati Uniti, certificata ai sensi dell'EU-US Data Privacy Framework. Finché non accetti, nessuno script di Google viene caricato e nessuno di questi cookie viene impostato. La tua scelta è conservata nel browser (local storage) per 12 mesi; puoi modificarla o revocarla in qualsiasi momento tramite «Impostazioni dei cookie» nel piè di pagina. Quando scegli una lingua nel selettore della lingua, il sito imposta anche un cookie necessario, NEXT_LOCALE, che ricorda questa scelta per un anno e non richiede il consenso.