AI Site Kit

Anfragen, Mail, Chat und Besprechungen in einem Panel auf Ihrer Website.

AI Site Kit ist ein Admin-Panel für die Website Ihres Unternehmens: Anfragen, das Firmenpostfach, ein Chat-Assistent und ein Kalender mit Besprechungsraum an einem Ort. Es ist für Unternehmen und Praxen gedacht, die Dienstleistungen verkaufen und Anfragen über ihre Website erhalten.

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Was enthalten ist

Wir aktivieren jedes Modul des AI Site Kit pro Website, und alle schreiben in denselben Anfrageeintrag.

CRM für Anfragen

Jede Anfrage von Ihrer Website wird zu einem Eintrag im Panel, und das Team erhält eine E-Mail dazu. An einem Ort sehen Sie, wer geschrieben hat, was gewünscht wird und wie der Stand ist.

  • Anfragen aus dem Kontaktformular werden als Einträge gespeichert; das Team erhält zu jeder eine E-Mail.
  • Ein Eintrag enthält Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Nachricht, die Herkunftsseite und ihre Sprache.
  • Anfragen auch manuell erfassen; bei bekannter E-Mail oder Nummer führt das Panel sie zusammen und meldet es.
  • Status-Tabs (New, Contacted, Won, Lost) mit Anzahl; Suche nach Name, E-Mail-Adresse oder Unternehmen.
  • Die Anfrageseite zeigt Details, Nachricht und eine Zeitleiste, in der das Team interne Notizen ergänzt.
  • Einträge bearbeiten, archivieren oder aus dem Archiv holen; Löschen erfordert zwei Schritte.
  • Testanfragen bleiben getrennt; unberührte, nicht archivierte werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
  • Ausgewählte oder alle Testeinträge auf einmal archivieren, stets mit einem zusätzlichen Bestätigungsschritt.
  • Nach 12 Monaten ohne Änderung werden Einträge automatisch anonymisiert; gewonnene Aufträge bleiben erhalten.

Mail im Panel

Site Kit liest das Firmenpostfach und sendet darüber, Ihre Mails bleiben also bei Ihnen. Das Team antwortet im Panel und hängt Verläufe an die Anfrage.

  • Posteingang mit Tabs: Eingang, ungelesen, nicht im CRM, archiviert und Spam, mit Suche.
  • Nachrichten sind zu Verläufen gruppiert; die Schaltfläche „Save to CRM“ hängt einen Verlauf an die Anfrage.
  • Die Anfrageseite zeigt den Mailverlauf; die Nachrichten erscheinen auch in der Zeitleiste der Anfrage.
  • Antworten und neue Nachrichten gehen von der Firmenadresse aus, im Firmenlayout und mit Ihrer Signatur.
  • Die Vorschau zeigt vor dem Senden genau die Nachricht, die der Empfänger erhält.
  • Anhänge laden Sie im Panel herunter; sie werden aus dem Postfach gelesen, nicht auf die Website kopiert.
  • Verläufe als Spam markieren oder Absender blockieren; deren spätere Mails landen automatisch im Spam.
  • Das Mail-Menü zeigt die Zahl ungelesener Mails, „Today“ die Verläufe, die auf Antwort warten.
  • Neue Mails kommen nach Zeitplan, beim Öffnen des Eingangs und per „Check now“; das Team erhält eine E-Mail.
  • Eine nicht gesendete Nachricht ist mit „Not sent“ markiert, und „Retry“ sendet sie erneut.

Chat-Assistent

Auf den öffentlichen Seiten schreiben oder sprechen Besucher, der Assistent antwortet schriftlich und, sofern konfiguriert, gesprochen. Hinterlässt ein Besucher Kontaktdaten, wird das Gespräch zur Anfrage.

  • Die Chat-Schaltfläche erscheint auf den öffentlichen Seiten; Besucher tippen oder sprechen ins Mikrofon.
  • Der Chat folgt der Seitensprache; auf dieser Website sind das Slowenisch, Englisch, Deutsch und Italienisch.
  • Das Fenster trägt einen Datenschutzhinweis mit Link zu Ihrer Datenschutzerklärung in der Seitensprache.
  • Der Chat-Absatz für Ihre Datenschutzerklärung liegt in fünf Sprachen bereit.
  • Bis der Chat geöffnet wird, wird nichts vom Chat-Dienst geladen; vorher lädt nur Ihr Logo.
  • Der Assistent speichert weder Transkripte noch Sprachaufnahmen; das Gespräch besteht nur, solange es läuft.
  • Chat-Kontaktdaten legen eine Anfrage an oder ergänzen sie; vom Chat Ausgefülltes ist als ungeprüft markiert.
  • Das Fenster zeigt Ihr Logo und Ihre Farben, hell und dunkel; beides stellen Sie im Panel ein.
  • Eine kleine Zeile „Powered by AI Site Kit“ unter der Schaltfläche verlinkt auf diese Seite.

Kalender & Online-Raum

Besucher buchen ein Gespräch zu einem freien Termin des Teams; es findet im Besprechungsraum unter Ihrer Domain statt, und die Notizen werden der Anfrage angehängt.

  • Freie Termine folgen den Wochenzeiten des Teams, Sperrzeiten und Terminen; Buchungen landen im Eintrag.
  • Besucher erhalten eine Einladung mit Kalenderdatei, Erinnerungen und einen Link zum Verschieben oder Absagen.
  • Buchungsmails kommen in der Sprache des Besuchers; verfügbar sind neun Sprachen, darunter Slowenisch.
  • Der Raum läuft unter Ihrer Domain; das Team tritt als Gastgeber ein und kann Besprechungen sofort starten.
  • Ein automatischer Dolmetscher schreibt live mit und spricht die Übersetzung in der Sprache des Gegenübers.
  • Nach dem Gespräch: Transkript, Notizen und Folgeaufgaben, also offene Fragen, Aufgaben und ein Mailentwurf.
  • Die Notizen hängen an der Anfrage; der Entwurf öffnet sich vorausgefüllt im Mail-Editor, Sie senden ihn ab.
  • Jedem Termin tragen Sie im Panel ein Ergebnis ein; Termine ohne Ergebnis stehen auf „Today“.
  • Das Transkript liegt im Raum, nie auf der Website; dort wird es nach 12 Monaten oder mit dem Eintrag gelöscht.
  • Buchungsinformationen werden versioniert veröffentlicht; jede Buchung hält fest, welche Version gezeigt wurde.

Today: Ihr Tag

Nach der Anmeldung zeigt die Seite „Today“ auf einen Blick, was heute ansteht.

  • Die heutigen Termine im Kalender des Teams.
  • Fällige Folgeaufgaben aus Besprechungen: offene Fragen, Aufgaben und Mailentwürfe.
  • Termine, denen noch ein Ergebnis fehlt.
  • Neue Anfragen und ihre Anzahl.
  • Ungelesene Mails und Verläufe, die auf Antwort warten.

Zugang und Aussehen

Das Panel läuft unter Ihrer Domain im Look Ihrer Website, und das Team meldet sich ohne Passwörter an.

  • Das Panel liegt unter Ihrer Domain auf /admin.
  • Mitglieder melden sich mit einem einmaligen Link an, den sie per E-Mail erhalten; Passwörter gibt es keine.
  • Mitglieder legen Sie über ihre E-Mail-Adressen fest; jedes Mitglied sieht das ganze Panel.
  • Module werden pro Website aktiviert; Sie können später weitere hinzufügen oder einzelne abschalten.
  • Das Panel übernimmt Farben und Schrift Ihrer Website sowie Ihr Logo und Ihren Namen.
  • Das Panel selbst ist auf Englisch; Chat, Buchung und Besprechungsraum folgen der Sprache des Besuchers.

So funktioniert es

  1. Wir installieren es

    Hot Skulls Labs installiert das AI Site Kit auf Ihrer Website, auf /admin unter Ihrer eigenen Domain.

  2. Wir aktivieren Ihre Module

    CRM, Mail, Chat sowie Kalender mit Besprechungsraum werden pro Website aktiviert. Was Sie nicht brauchen, bleibt aus und lässt sich später hinzufügen.

  3. Ein Kunde, ein Eintrag

    Formular, Chat, Buchung, Besprechung und Mail schreiben in denselben Anfrageeintrag, sodass die ganze Kundengeschichte an einem Ort liegt.

  4. Der Tag beginnt auf „Today“

    Nach der Anmeldung sehen Sie die heutigen Termine, fällige Folgeaufgaben, Termine ohne Ergebnis, neue Anfragen und ungelesene Mails.

Was Sie davon haben

  • Keine Anfrage geht verloren

    Formular, Chat und Mail schreiben in denselben Eintrag, und das Team erfährt von jeder neuen Anfrage.

  • Alle Antworten an einem Ort

    Das Firmenpostfach liegt im Panel, direkt bei der Anfrage, mit Ihrer Signatur und einer Vorschau.

  • Termine ohne Hin und Her

    Besucher wählen eine freie Zeit und erhalten Einladung, Erinnerungen und einen Link zum Verschieben oder Absagen.

  • Besprechungsnotizen schon geschrieben

    Nach dem Gespräch liegen Transkript, Notizen, offene Fragen und ein Mailentwurf bei der Anfrage bereit.

  • Besucher in ihrer Sprache

    Der Chat läuft in der Seitensprache, Buchungsmails in neun Sprachen, und im Besprechungsraum arbeitet ein Dolmetscher.

  • Ihre Domain, Datenschutztexte bereit

    Panel und Besprechungsraum laufen unter Ihrer Domain. Die Datenschutztexte liegen bereit, Aufbewahrung und Anonymisierung sind an den Eintrag gebunden.

Für wen es ist

AI Site Kit ist für Inhaber und Führungskräfte von Unternehmen und Praxen, die Dienstleistungen verkaufen und Anfragen über ihre Website erhalten. Ihr Team sieht jede Anfrage, beantwortet sie und vereinbart Gespräche, alles an einem Ort. Besonders hilfreich ist es, wenn Kunden in mehreren Sprachen schreiben.

Einrichtung & Support

Hot Skulls Labs installiert das AI Site Kit auf Ihrer Website, richtet Postfach, Domain und die gewählten Module ein, zeigt Ihrem Team die Nutzung und hält Site Kit aktuell. Sie starten mit einem einsatzbereiten Panel.

Häufige Fragen

Läuft das Panel unter unserer eigenen Domain?
Ja. Das Panel liegt unter Ihrer Domain auf /admin, und auch der Besprechungsraum öffnet sich unter Ihrer Domain.
Brauchen Teammitglieder Passwörter?
Nein. Ein Mitglied erhält per E-Mail einen einmaligen Anmeldelink. Mitglieder legen Sie über ihre E-Mail-Adressen fest.
Wo werden die Daten gespeichert?
Anfragen mit ihren internen Notizen und Mailkopien liegen in der Datenbank der Website in der EU (Frankfurt); die Mails selbst bleiben in Ihrem Postfach. Der Server des Besprechungsraums in der EU (Helsinki) bewahrt Transkripte und Besprechungsnotizen 12 Monate auf.
Können wir Module später hinzufügen oder abschalten?
Ja. Module werden pro Website aktiviert, Sie können sie also später ändern. Die Änderung nimmt Hot Skulls Labs vor.
In welchen Sprachen funktioniert es?
Die Oberfläche des Panels ist auf Englisch. Der Chat folgt der Seitensprache; Buchungsmails und Besprechungsraum sind in neun Sprachen verfügbar, darunter Slowenisch.
Wie steht es um den Datenschutz?
Der Chat lädt erst beim Öffnen und speichert keine Transkripte. Einträge, die 12 Monate unberührt bleiben, werden automatisch anonymisiert; Transkript und Notizen eines Gesprächs werden mit der Anfrage gelöscht. Chat-Absatz und Buchungsinformationen liegen zur Veröffentlichung bereit.