Datenschutz

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist HOT SKULLS LABS, IT rešitve in poslovno svetovanje d.o.o. (Kurzfirma HOT SKULLS LABS d.o.o.), Štihova ulica 13, 1000 Ljubljana, Slowenien, Registernummer (matična številka) 9435174000, Steuernummer 87314185. Für alle Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an info@hotskulls.si. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da das Gesetz dies nicht verlangt; alle Anfragen bearbeiten wir über dieselbe Adresse.

Welche Daten wir verarbeiten

Kontaktformular: Wenn Sie uns eine Anfrage senden, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen (falls angegeben) und Ihre Nachricht, zusammen mit dem Zeitpunkt der Übermittlung, der Seite, von der Sie sie gesendet haben, und der Sprache der Seite. Aus Ihrer IP-Adresse berechnen wir einen Hashwert mit geheimem Zusatz (Salted Hash), den wir nach 30 Tagen löschen; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Während wir Ihre Anfrage bearbeiten, ergänzen wir den Eintrag um einen Status und interne Notizen. Wenn Sie ein Gespräch buchen, erfassen wir in unseren Anfragedaten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, etwaige Notizen und den gewählten Termin aus dem Buchungsformular sowie Ihre Zeitzone und die Sprache der Seite. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Wir brauchen die Daten, um das von Ihnen gewünschte Gespräch zu vereinbaren. Mit der Buchung halten wir außerdem fest, welche Fassung der Buchungsinformationen Ihnen angezeigt wurde und wann. Zur Begrenzung der Zugriffe (Rate Limiting) speichern wir dabei einen Hashwert Ihrer IP-Adresse mit geheimem Zusatz (Salted Hash), den wir nach einem Tag löschen; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Per E-Mail senden wir Ihnen die Einladung mit einer Kalenderdatei, Erinnerungen vor dem Gespräch und den Link zum Verschieben oder Absagen. Das Gespräch findet in unserem Online-Besprechungsraum statt, den die Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Türkei) als unser Auftragsverarbeiter für uns betreibt (siehe „Auftragsverarbeiter und Übermittlung in Drittländer“). Während des Gesprächs erstellt der Besprechungsraum ein Transkript des Gesprächs und Notizen: Die Notizen bewahren wir bei Ihrer Anfrage auf, das Transkript bewahrt der Besprechungsraum 12 Monate auf; wird die Anfrage anonymisiert oder gelöscht, werden auch Transkript und Notizen gelöscht. Die Buchung bewahren wir so lange auf, wie es der Abschnitt „Wie lange wir Daten speichern“ für Anfragen festlegt (12 Monate nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen). E-Mail, WhatsApp und Telefon: Wenn Sie uns direkt schreiben oder anrufen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns übermitteln (bei WhatsApp Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen und den Inhalt Ihrer Nachrichten). Eine solche Anfrage können wir von Hand in dieselbe Übersicht eintragen. Zu E-Mails siehe auch „E-Mail-Korrespondenz“ unten. Server-Logs: Bei jedem Besuch verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch Ihre IP-Adresse, den Browsertyp, die aufgerufene URL und den Zeitpunkt der Anfrage, um die Website auszuliefern und zu schützen. Wir erfassen Informationen über Ihren Besuch (aufgerufene Seiten, ungefährer Standort, Gerät) nur, wenn Sie im Cookie-Hinweis Analyse-Cookies akzeptieren (siehe „Analyse-Cookies“ unten). Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig; ohne Namen, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir Ihre Anfrage nicht beantworten. Chat-Assistent (Versiyonbir): Das Chat-Fenster auf unseren Seiten ist der Versiyonbir Embed-Chat, der für uns als unser Auftragsverarbeiter von Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi, Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulvarı YDA Center No:9A/158, Çankaya/Ankara, Türkei, betrieben wird; HOT SKULLS LABS d.o.o. ist Verantwortlicher für die Chat-Daten. Beim Laden einer Seite wird das Skript des Widgets von unserer eigenen Website geladen und kontaktiert keinen anderen Server. Es setzt kein Cookie; es speichert die von Ihnen gewählte Sprache im lokalen Speicher Ihres Browsers (vb-chat.lang) und für den aktuellen Tab, dass Sie das Fenster geöffnet haben (vb-chat.opened). Das ist getrennt von den Analyse-Cookies unten. Wenn Sie das Fenster öffnen, fordert das Widget beim Dienst des Betreibers unter chat.versiyonbir.com ein Sitzungs-Token an (die Anfrage enthält die Adresse unserer Website) und verbindet sich für die Unterhaltung mit den Servern des Betreibers. Ihre Nachrichten (Text oder Ihre Stimme, solange das Mikrofon eingeschaltet ist) werden an KI-Dienste gesendet, um die Antwort zu erzeugen, und der Text der Antwort an die Sprachdienste, die sie vorlesen: Anthropic, PBC für das Sprachmodell, Deepgram, Inc. für die Umwandlung von Sprache in Text, der Edge-Vorlesedienst der Microsoft Corporation für die gesprochenen Antworten (auch auf Slowenisch) und, sofern konfiguriert, ElevenLabs, Inc. für gesprochene Antworten. Der Assistent speichert kein Transkript: Die Unterhaltung existiert nur im Arbeitsspeicher des Betreibers, solange sie dauert, und die Sitzung wird 60 Sekunden nach Ihrem Verlassen gelöscht; eine Sprachaufnahme wird nicht aufbewahrt. Eine Unterhaltung ist auf 20 Minuten, 40 Ihrer Nachrichten, 10 Minuten Sprache und 1.000 Zeichen pro Nachricht begrenzt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Angaben aus dem Formular, aus E-Mails und WhatsApp verwenden wir, um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Angebot zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6(1)(b) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit es um vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage geht, bzw. Art. 6(1)(f) DSGVO (berechtigtes Interesse), wenn Sie uns als Ansprechpartner eines Unternehmens schreiben. Den IP-Hashwert verwenden wir zum Schutz des Formulars vor Missbrauch und Spam, die Server-Logs für Betrieb und Sicherheit der Website; Rechtsgrundlage ist Art. 6(1)(f) DSGVO. Für die Analyse ist Ihre Einwilligung die Rechtsgrundlage (Art. 6(1)(a) DSGVO). Schließen wir einen Vertrag, bewahren wir Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen aufgrund gesetzlicher Pflichten auf (Art. 6(1)(c) DSGVO). Wir nutzen Ihre Daten nicht für Marketing-E-Mails, verkaufen sie nicht und treffen auf ihrer Grundlage keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling. Der Chat-Assistent verwendet Ihre Nachrichten, um Ihnen zu antworten und auf Ihren Wunsch Schritte vor einem Vertragsabschluss zu unternehmen; Rechtsgrundlage ist Art. 6(1)(b) DSGVO. Die technischen Nutzungsprotokolle des Chats (ohne Nachrichteninhalt) speichern wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, den Assistenten zu betreiben und zu schützen (Art. 6(1)(f) DSGVO).

Wie lange wir Daten speichern

Eine Anfrage speichern wir 12 Monate nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen (der letzten Änderung des Eintrags). Kommt kein Vertrag zustande, wird der Eintrag nach dieser Frist automatisch anonymisiert: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Nachricht und interne Notizen werden gelöscht. Schließen wir einen Vertrag, wird der Eintrag nicht automatisch anonymisiert; wir bewahren ihn mit den Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen so lange auf, wie es das Gesetz verlangt. Den IP-Hashwert löschen wir nach 30 Tagen. Den zur Begrenzung der Zugriffe bei der Buchung von Gesprächen gespeicherten IP-Hashwert löschen wir nach einem Tag. Transkript und Notizen eines gebuchten Gesprächs bewahren wir 12 Monate auf; sie werden gelöscht, wenn die Anfrage anonymisiert oder gelöscht wird. E-Mail-Korrespondenz bewahren wir so auf, wie unter „E-Mail-Korrespondenz“ beschrieben, WhatsApp-Nachrichten nur so lange, wie wir sie für die Bearbeitung der Angelegenheit brauchen. Server-Logs speichert unser Hosting-Anbieter für seine eigene kurze Aufbewahrungsfrist; eigene Zugriffsprotokolle führen wir nicht. Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir 10 Jahre auf, wie es das Gesetz verlangt. Der Chat-Assistent speichert weder Transkripte noch Sprachaufnahmen: Die Unterhaltung existiert nur im Arbeitsspeicher des Betreibers, solange sie dauert, und die Sitzung wird 60 Sekunden nach Ihrem Verlassen gelöscht. Der Betreiber führt technische Nutzungsprotokolle ohne Nachrichteninhalt (Sitzungs-ID, Sprache, Dauer, Anzahl der Nachrichten und die Nutzung des Modells; Ihre IP-Adresse nur, wenn ein Limit erreicht wird) und bewahrt sie 12 Monate auf.

Auftragsverarbeiter und Übermittlung in Drittländer

Für den Betrieb der Website, des Formulars, unserer E-Mail, des Chat-Assistenten und der Gesprächsbuchung setzen wir diese Auftragsverarbeiter ein: – Vercel Inc. für das Hosting der Website und ihre Serverfunktionen; die Funktionen laufen in der EU-Region fra1 (Frankfurt, Deutschland). – Neon, Inc. für die Postgres-Datenbank, in der die Anfragen und die unter „E-Mail-Korrespondenz“ beschriebene E-Mail-Korrespondenz gespeichert sind; EU-Region, Frankfurt, Deutschland. – Resend, Inc. für den Versand unserer E-Mails (Antworten und neue Nachrichten von unserer CRM-Adresse unter der Domain crm.hotskulls.si sowie Benachrichtigungs-E-Mails an Teammitglieder, auch über eine neue Anfrage) und für den Empfang der E-Mails, die Sie an eine Adresse unter der Domain crm.hotskulls.si senden; E-Mails werden in der EU-Region (Irland) verarbeitet. – GoDaddy.com, LLC, die unser Postfach info@hotskulls.si hostet (USA). – Versiyonbir Teknoloji ve Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Çankaya/Ankara, Türkei), die den Chat-Assistenten und den Online-Besprechungsraum unserer gebuchten Gespräche für uns betreibt; beide laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Helsinki, Finnland (EU). Der Medienserver des Besprechungsraums (LiveKit) läuft auf demselben Server: Er überträgt Ton und Bild des Gesprächs sowie die Kanäle für Untertitel und Notizen und zeichnet nichts auf; Transkript und Notizen bleiben auf diesem Server (12 Monate). Der Raum versendet keine E-Mails. – Anthropic, PBC, deren Sprachmodell die Antworten des Assistenten verfasst; im Besprechungsraum erhält sie den Text des Transkripts (Sätze mit ihrem Kontext für die Übersetzung; das ganze Transkript mit der Gesprächsnotiz für die Notizen und den Entwurf der Nachfassnachricht) (USA). – Deepgram, Inc. für die Umwandlung von Sprache in Text, wenn Sie mit dem Assistenten sprechen; im Besprechungsraum erhält sie den Live-Ton des Mikrofons jedes Teilnehmers für das Transkript (mit Sprachcode und Schlüsselbegriffen) (USA). – Microsoft Corporation, deren Edge-Vorlesedienst die Antworten des Assistenten spricht, auch auf Slowenisch; im Besprechungsraum erhält sie nur den übersetzten Text als Ersatzstimme des Dolmetschers (USA). – ElevenLabs, Inc. für gesprochene Antworten, sofern konfiguriert; im Besprechungsraum erhält sie nur den übersetzten Text für die Stimme des Dolmetschers (USA). Vercel, Neon, Resend und GoDaddy haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten, daher können Daten in die USA übermittelt werden. Solche Übermittlungen stützen sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46(2)(c) DSGVO) oder, sofern der Anbieter zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 der Kommission). Versiyonbir hat seinen Sitz in der Türkei, seine Unterauftragsverarbeiter für den Chat und den Besprechungsraum (Anthropic, Deepgram, Microsoft und ElevenLabs) in den Vereinigten Staaten, daher können Daten aus dem Chat und aus dem Besprechungsraum unserer gebuchten Gespräche in diese Länder übermittelt werden; dies ist eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer und erfolgt auf Grundlage der geltenden Garantien, die in der Datenschutzerklärung von Versiyonbir genannt sind (https://www.versiyonbir.com/en/privacy-notice). Zu Google Analytics siehe „Analyse-Cookies“, zu WhatsApp den Abschnitt unten. Daten geben wir an Behörden nur weiter, wenn das Gesetz es verlangt.

E-Mail-Korrespondenz

Wenn Sie an info@hotskulls.si schreiben, geht Ihre E-Mail in unserem Postfach ein, das GoDaddy für uns hostet; dort lesen und beantworten wir sie und löschen sie spätestens 12 Monate nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen, wie bei einer Anfrage (siehe „Wie lange wir Daten speichern“). Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, die wir Ihnen von unserer CRM-Adresse (einer Adresse unter der Domain crm.hotskulls.si) gesendet haben, nimmt Resend die E-Mail für uns entgegen, und wir speichern sie in unserer Datenbank: Name und Adresse des Absenders, die Empfänger, den Betreff, den Inhalt und bei Anhängen nur deren Namen, Typ und Größe; die Dateien selbst speichern wir nicht. Unsere Antworten speichern wir auf dieselbe Weise. Teammitglieder lesen und beantworten diese Korrespondenz im Verwaltungsbereich; die Benachrichtigungs-E-Mail über eine neue Nachricht, die sie an ihre eigene Adresse erhalten, enthält nur den Absender und den Betreff. Wir nutzen die Korrespondenz, um Ihre Anfrage zu beantworten und auf Ihre Anfrage vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen; Rechtsgrundlage ist Art. 6(1)(b) DSGVO, im Übrigen Art. 6(1)(f) DSGVO (unser berechtigtes Interesse, eingehende E-Mails zu beantworten). Gehört die Korrespondenz zu einer Anfrage in unserer Übersicht, bewahren wir sie zusammen mit dieser auf. Wird die Anfrage anonymisiert oder gelöscht, löschen wir auch die Korrespondenz, es sei denn, in unserer Übersicht gibt es eine andere Anfrage mit derselben E-Mail-Adresse; in diesem Fall bleibt sie bei dieser Anfrage (siehe „Wie lange wir Daten speichern“). Andernfalls löschen wir eine Unterhaltung 12 Monate nach ihrer letzten Nachricht. Nachrichten in einer als Spam markierten Unterhaltung löschen wir 30 Tage nach der letzten Nachricht, unabhängig davon, ob sie mit einer Anfrage verknüpft ist. Wenn wir einen Absender als Spam markieren, speichern wir nur eine pseudonymisierte (gehashte) Form seiner E-Mail-Adresse, damit seine späteren Nachrichten direkt im Spam landen; wir löschen sie 12 Monate nach seiner letzten Nachricht. Resend als Auftragsverarbeiter bewahrt empfangene E-Mails und ihre Anhänge bis zu 30 Tage auf; wir selbst speichern nur die Angaben zu den Anhängen (Name, Typ und Größe).

WhatsApp

Der WhatsApp-Link auf dieser Website ist ein einfacher Link und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Wenn Sie ihn anklicken, verlassen Sie unsere Website und WhatsApp öffnet sich; dort gilt die Datenschutzerklärung der WhatsApp Ireland Ltd. Wir sehen Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen und die Nachrichten, die Sie uns senden. WhatsApp Ireland kann Daten an WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. in den USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln übermitteln.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses zu widersprechen (Art. 6(1)(f) DSGVO). Ihre Einwilligung in die Analyse können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen. Senden Sie jede Anfrage, auch eine Bitte um Löschung Ihrer Anfrage, an info@hotskulls.si; wir antworten spätestens innerhalb eines Monats. Wenn Sie meinen, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Informacijski pooblaščenec (Informationsbeauftragter der Republik Slowenien), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si.

Sicherheit

Anfragen und E-Mail-Korrespondenz sehen nur Teammitglieder, die sich im Verwaltungsbereich mit einem Link anmelden, der an eine freigegebene E-Mail-Adresse geschickt wird. Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und der Website ist verschlüsselt (HTTPS). Kein System ist vollkommen sicher; bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten handeln wir so, wie es die DSGVO vorschreibt.

Änderungen dieses Hinweises

Wir aktualisieren diesen Hinweis, wenn sich die Art der Verarbeitung ändert, zum Beispiel bei einem Anbieterwechsel. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die slowenische maßgeblich. Zuletzt geändert: 30. Oktober 2026.

Analyse-Cookies

Die Analyse läuft nur, wenn Sie sie im Cookie-Hinweis akzeptieren. Wir verwenden Google Analytics 4, einen Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Er misst die aufgerufenen Seiten, den aus der IP-Adresse abgeleiteten ungefähren Standort sowie Geräte- und Browsertyp; er setzt die Cookies _ga und _ga_* für bis zu 2 Jahre. Daten können an Google LLC in die USA übermittelt werden, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. Bis Sie akzeptieren, wird kein Google-Skript geladen und keines dieser Cookies gesetzt. Ihre Wahl wird 12 Monate lang in Ihrem Browser (Local Storage) gespeichert; Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern oder widerrufen. Wenn Sie in der Sprachauswahl eine Sprache wählen, setzt die Website außerdem ein notwendiges Cookie, NEXT_LOCALE, das diese Wahl ein Jahr lang speichert und keine Einwilligung erfordert.